IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE
Il Titolare del trattamento (di seguito anche “Titolare” e/o “Società”) è:
ENERGY SOLUTIONS S.R.L., Strada di Maratta Bassa 1/A - 05035 - NARNI (TR)
Partita IVA: 01601020553 PEO: info@energy-solutions.info PEC: energysolutions.srl@legalmail.it
Tel: +39 0744722437
TIPOLOGIA DEI DATI SOGGETTI A TRATTAMENTO
I dati che verranno trattati dal Titolare:
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, e-mail, telefono, indirizzo.
- Dati contrattuali e tecnici di servizio: dati necessari per attivazione/erogazione del servizio richiesto; eventuali codici/identificativi tecnici; preferenze operative.
Dati di fatturazione e pagamento: C.F., P.IVA, indirizzo di fatturazione, IBAN/metodo di pagamento.
DEFINIZIONE DI TRATTAMENTO
Che cosa significa “trattamento dei dati”
Quando parliamo di trattamento, intendiamo le normali attività sui dati che ci invii: li riceviamo, li organizziamo, li usiamo per rispondere alla tua richiesta, li conserviamo per il tempo necessario e poi li cancelliamo.FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.
I tuoi dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività svolta dalla Società ENERGY SOLUTIONS S.R.L., e secondo le seguenti finalità:
A) Stipula ed esecuzione del contratto
Attivazione del servizio richiesto, gestione tecnico-operativa, amministrazione e fatturazione, assistenza operativa.B) Adempimenti di legge
Gestione degli obblighi contabili e fiscali, nonché riscontro a richieste di Autorità.C) Assistenza clienti e qualità del servizio
Presa in carico e riscontro delle richieste, tracciabilità essenziale delle comunicazioni pertinenti, miglioramento organizzativo dei processi di servizio.D) Tutela dei diritti, sicurezza e prevenzione abusi/frodi
Gestione di contestazioni e recupero crediti; protezione e sicurezza dei sistemi.E) Inoltro Newsletter/SMS/WhatsApp del Titolare (facoltativa)
Invio via e-mail di aggiornamenti su servizi/novità e contenuti informativi.BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO.
Finalità A – Stipula ed esecuzione del contratto
Presupposto di liceità: necessità di trattare i dati per concludere ed eseguire il contratto richiesto dall’interessato. (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)Finalità B – Adempimenti di legge: adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare (es. contabilità e fiscalità). (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR)
Finalità C – Assistenza clienti e qualità del servizio
C1 – Assistenza operativa: necessità per l’esecuzione del contratto. (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR)
C2 – Miglioramento organizzativo/qualità: legittimo interesse del Titolare a garantire efficienza e tracciabilità essenziale dei processi, nel rispetto dei diritti dell’interessato; diritto di opposizione sempre garantito. (art. 6, par. 1, lett. f)Finalità D – Tutela dei diritti, sicurezza e prevenzione abusi/frodi: legittimo interesse del Titolare alla tutela giudiziale/stragiudiziale e alla sicurezza dei sistemi e dei servizi; (art. 6, par. 1, lett. f)
Finalità E – Newsletter/SMS/WhatsApp (facoltativa): consenso libero e specifico dell’interessato; revocabile in ogni momento senza pregiudicare la liceità del trattamento pregresso. Per l’invio tramite e-mail si applica anche la disciplina e-privacy. (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR; art. 7(3) GDPR; art. 130 d.lgs. 196/2003)
Opzionale, se previsto: soft opt-in per clienti già acquisiti su prodotti/servizi analoghi, con opt-out immediato in ogni comunicazione. (art. 130, co. 4, d.lgs. 196/2003)MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI
Trattiamo i tuoi dati con strumenti informatici e, quando serve, su supporto cartaceo. Le attività sono svolte da ENERGY SOLUTIONS S.R.L. tramite persone autorizzate e adeguatamente istruite e, ove necessario, da fornitori nominati Responsabili del trattamento con accordi conformi all’art. 28 GDPR.
Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate e proporzionate (art. 32 GDPR) — ad esempio controlli di accesso per ruoli, tracciamento degli accessi, backup, procedure di conservazione e cancellazione — per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o uso improprio. Operiamo nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione (art. 5 GDPR).
Non prendiamo decisioni basate unicamente su processi automatizzati, né effettuiamo profilazione che produca effetti giuridici o similmente significativi per te (art. 22 GDPR).
PERIODO DI CONSERVAZIONE
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità indicate.
Per i dati contrattuali e amministrativi la conservazione coincide con l’intera durata del rapporto e prosegue, dopo la sua cessazione, per dieci anni al fine di adempiere agli obblighi civilistici e fiscali e per esigenze di prova documentale.I dati relativi alle attività di assistenza e qualità del servizio sono mantenuti fino alla chiusura della pratica e, per garantire una tracciabilità essenziale del servizio reso, non oltre 12 mesi successivi, salvo che la pratica contenga elementi necessari per obblighi di legge o per la tutela dei diritti: in tal caso la conservazione dura fino alla definizione della pendenza e, se occorre, per i termini di prescrizione applicabili.
Per le comunicazioni facoltative (newsletter) conserviamo i dati fino a revoca del consenso e, in mancanza di ulteriori interazioni (es. apertura dei messaggi o richieste di contatto), al massimo 24 mesi dall’ultimo contatto utile. I log relativi a consenso e disiscrizione sono mantenuti per il tempo strettamente necessario a dimostrare la conformità.
DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I tuoi dati non sono diffusi. Possono essere conosciuti da personale autorizzato di Energy Solutions S.r.l. e, quando necessario, comunicati a soggetti esterni che ci supportano, con accesso limitato a quanto serve e nel rispetto delle nostre istruzioni:
1. Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) – operano per conto nostro:
- Fornitori IT e cloud (hosting del sito/moduli, CRM/gestione lead)
- Servizi di assistenza clienti/back office (gestione richieste, agenda appuntamenti).
Rete commerciale/agent solo se operano su nostro mandato.
2. Titolari autonomi – ricevono i dati per finalità proprie di legge o di servizio:
- Autorità e soggetti pubblici quando la legge lo richiede.
- Professionisti/consulenti (es. legale, fiscale, revisione) per adempimenti o tutela dei diritti.
Istituti di pagamento/bancari solo se si procede alla stipula del contratto e ai pagamenti.
3. Piattaforme digitali (Meta/Google).
Se invii la richiesta da un loro modulo, la piattaforma tratta i tuoi dati anche come titolare autonomo del servizio di raccolta; i dati vengono poi trasmessi a noi per gestire la tua richiesta.
L’elenco aggiornato dei Responsabili è disponibile su richiesta al Titolare.
DIFFUSIONE DEI DATI
Salvo sua specifica richiesta scritta, o preciso ordine dell’A.G./obbligo normativo, i dati personali da lei conferiti non sono soggetti a diffusione.
NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL SUO RIFIUTO.
Il Titolare richiede e tratta solo i dati necessari rispetto alle finalità indicate.
Per gestire la tua richiesta di informazioni e il ricontatto (Finalità 4.1) chiediamo i soli dati di contatto indispensabili. Se non li fornisci, non potremo risponderti o fissare un appuntamento.Se decidi di procedere con l’attivazione del servizio (Finalità 4.2) e per i correlati adempimenti di legge (Finalità 4.3), saranno necessari i dati richiesti per la conclusione e gestione del contratto e per gli obblighi normativi: in mancanza, non potremo attivare o proseguire la fornitura né adempiere agli obblighi previsti.
La richiesta di ricevere Newsletter/SMS/WhatsApp, è puramente facoltativa e non ha alcuna interferenza sull’erogazione del contratto e dei servizi richiesti.TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO
Alcune attività possono comportare il trasferimento o l’accesso ai dati da Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare quando utilizziamo moduli/form su piattaforme Meta/Google, servizi cloud/hosting o assistenza tecnica da remoto. In tali casi applichiamo le tutele previste dal Capo V GDPR.
LUOGO DI CONSERVAZIONE FISICA DEI DATI RACCOLTI IN MODALITA’ CARTACEA
I Suoi dati personali saranno conservati presso la sede legale della società.
DIRITTI DELL’INTERESSATO (artt. 15–22 GDPR)
Puoi in ogni momento:
- accedere ai tuoi dati (e ottenerne copia);
- rettificare i dati inesatti o integrare quelli incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla legge;
- chiedere la limitazione del trattamento;
- esercitare la portabilità dei dati che ci hai fornito, se trattati con strumenti elettronici e su base consenso o contratto;
- opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, in ogni caso, al marketing diretto;
revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
L’esercizio dei diritti sopraelencati, può essere esercitato mediante comunicazione scritta da inviare a mezzo lettera raccomandata a/r indirizzata all’indirizzo del Titolare del trattamento sopra citato, oppure alla PEC: energysolutions.srl@legalmail.it
La Procedura per la gestione delle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati e il Modulo per l’esercizio dei diritti dell’interessato, sono sempre disponibili al seguente link: inserire collegamento ipertestuale al link interno del sito.Tempistiche
Ti rispondiamo entro 1 mese (prorogabile fino a 2 mesi se necessario, te lo comunicheremo). L’esercizio è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive (art. 12 GDPR).
Cancellazione o limitazione in caso di illiceità.
Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati sia illecito, puoi chiederne la cancellazione (art. 17 GDPR) oppure, se preferisci che non vengano cancellati, la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR). L’adempimento potrà avvenire anche mediante anonimizzazione irreversibileReclamo all’Autorità
Se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o adire le vie giudiziarie (artt. 77 e 79 GDPR).Gestione e revoca del consenso: in qualunque momento tramite link di disiscrizione presente nelle newsletter, oppure rispondendo “STOP” a SMS/WhatsApp, oppure scrivendo alla PEC: energysolutions.srl@legalmail.it (Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR; revoca ex art. 7, par. 3 GDPR.)